"Vi ställdes inför nya förutsättningar". När coronapandemin slog till uppstod behov av skyddsrustning samtidigt världen över. I Göteborg var det Inköps- och upphandlingsförvaltningen som fick uppdraget att hitta leverantörer och säkra leveranser för hela staden.

Förvaltningsdirektören Henrik Karlsson beskriver den första tiden som hektisk. De vanliga rutinerna var satta ur spel.

– Plötsligt såg marknaden helt annorlunda ut och vi ställdes inför nya förutsättningar, säger han.

För Åsa Bergman och Henrik Karlsson har ingenting varit sig likt de senaste månaderna.

Inköps- och upphandlingsförvaltningen, INK är Göteborgs Stads inköpscentral och vanligtvis innebär det att man tecknar ramavtal som alla andra sedan köper ifrån.

I slutet av april gällde det att se till att skyddsutrustning som handsprit, skyddshandskar och munskydd fanns att använda på äldreboende, i hemtjänsten och i funktionshinderverksamheten.

Svårigheten bestod inte i att hitta skyddsutrustningen utan att sålla bland alla de erbjudanden som kom.

– Hundratals hörde av sig och vi jobbade med att hitta de tryggaste och bästa leverantörerna, säger Henrik Karlsson.

Från början var det en stor utmaning för stadsdelarna att sköta alla inköp själva.  Eftersom INK har specialistkompetens när det gäller inköp fick de uppdraget att stärka arbetet.

En miljon munskydd

Det var en situation som ingen upplevt tidigare, en internationell kris där hela världen behövde samma produkter exakt samtidigt.

– Jag har inte hört någon i offentlig verksamhet som har varit med om något liknande, säger Henrik Karlsson.

Ett konkret exempel är det stora behovet av munskydd. I vanliga fall används 4000 munskydd inom loppet av ett år i Göteborgs Stad. Under pandemin räknar man med att det krävs en miljon munskydd. Det innebär att en vanlig årsförbrukning tar slut på en och en halv dag.

Även om Henrik Karlsson ser på den första intensiva tiden som nästan kaotisk så menar han också att läget i stort sett varit stabilt.

– Periodvis har det varit brist på vissa artiklar men vi fick hyfsat snabbt läget under kontroll.

Tillgången på rätt skyddsutrustning har varit en het debattfråga och trycket utifrån stundtals hårt.

Men samarbetet mellan de förvaltningar som delar uppdraget att få tag på skyddsutrustning har utgjort en trygghet.

– Vi har haft ett gemensamt ansvar så pressen utifrån har inte varit den största utmaningen, säger han.

Istället är det alla de ordinarie arbetsuppgifter som ska hanteras parallellt med covid-19-uppdraget som ställer extra krav på verksamheten. Insikten om att pandemin troligen kommer att fortsätta påverka samhället ett bra tag framöver har vuxit fram.

Satsar på uthållighet

– I början var vi naiva och trodde att det skulle gå över på ett par månader men vi är inte ens halvvägs igenom. Därför måste vi vara uthålliga, säger Henrik Karlsson.

Och efter den första tidens akuta påfrestning har läget nu blivit mer stabilt, det finns en fungerande struktur och de nya rutinerna sitter.

Vilka lärdomar finns då att dra?

Åsa Bergman är chef för inköpsstrategi på INK:

– Vi hade aldrig kunnat förutse vad som skulle hända men till nästa kris ska vi vara förberedda på vad som kan bli vårt ansvar. Det handlar inte om att bygga upp stora lager av skyddsutrustning utan om att ha en kortare startsträcka, säger hon.