Fördelarna blir många, inte minst för miljön, när Göteborgs Stads alla förvaltningar och bolag inför en fast leveransdag i veckan för kontorsmaterial. När många små beställningar samlas ihop blir det billigare för både staden och leverantören, samtidigt som koldioxidutsläppen minskar, kanske med uppemot tre ton per år.

I en organisation med 46.000 medarbetare går det åt en hel del kontorsmaterial. För att minska kostnaderna och miljöpåverkan kommer Göteborgs Stad från och med nästa vecka att samordna leveranserna, till en gång i veckan.

Snabba att leverera
 
– Leverantörerna av kontorsmaterial har på senare år blivit väldigt snabba på att leverera, vilket egentligen inte är något som vi kunder har efterfrågat. Även om det naturligtvis är bekvämt så överlever man ju ändå även om pennorna inte kommer precis dagen efter, säger Lars-Erik Olsson på Upphandlingsbolaget.
 
De snabba leveranserna har medfört att beställarna inte nödvändigtvis har behövt någon långsiktig planering, utan har kunnat beställa små kvantiteter just innan det egna lagret har tagit slut.

Onödigt många transporter
 
– Men de rutinerna får man betala för både ekonomiskt och miljömässigt. Transporterna blir onödigt många och kör dessutom ofta i olika omgångar till närliggande kommunala verksamheter, säger Lars-Erik Olsson.
 
Därför införs nya rutiner, där de två leverantörerna av kontorsmaterial som kommunen har ramavtal med samlar beställningarna och samordnar leveranserna till geografiskt sammanhängande områden en gång i veckan.
 
– Det kommer att minska de tunga transporterna inom Göteborgs stad, vilket gör att koldioxidutsläppen kan minska med uppemot tre ton om året, säger Lars-Erik Olsson.

Samlar fakturorna

Förändringen kommer också att innebära administrativa vinster, bland annat blir antalet fakturor färre. De direkta faktureringsavgifterna blir färre och därmed lägre, samtidigt som kommunens hantering av fakturorna minskar.
 
– Leverantörerna kommer också att göra besparingar, eftersom färre och större beställningar leder till minskade kostnader för transporter, order- och fakturahantering även för dem. Det kan förhoppningsvis innebära att vi får bättre priser i kommande upphandlingar, säger Lars-Erik Olsson, som bara ser detta som en början.
 
– Fler varuområden kommer säkerligen att bli aktuella framöver, om den här förändringen faller väl ut, säger Lars-Erik Olsson.