Göteborg kan bli vägledande. En självdeklarationsmodell för internkontroll föreslås att införas i Göteborg Stads alla förvaltningar och bolag. Modellen har tagits fram som ett led i stadens handlingsplan för att stärka internkontroll och öppenhet. Om förslaget antas blir Göteborg vägledande bland landets kommuner – ingen annan har tagit ett så samlat grepp.

I kölvattnet av de mutanklagelser som skakat staden, antog kommunstyrelsen i januari en handlingsplan för ökad internkontroll och öppenhet. Den innehöll fem beståndsdelar, varav en var intern kontroll. Och det är under den rubriken som ett konkret förslag nu har presenterats.

Avvikelser måste följas upp
På måndagen presenterades stadskansliet ett förslag till beslut, om att införa en ny självdeklarationsmodell för intern kontroll i alla verksamheter inom Göteborgs Stad.

Självskattningen består i ett omfattande frågebatteri, som ska besvaras av vart och ett av stadens bolag och förvaltningar, en gång om året. Det handlar om 156 ganska handgripliga påståenden som ska besvaras med ja eller nej. Exempelvis ”Processer finns på plats som beskriver rotation av personal inom förvaltningen/bolaget som arbetar mycket mot enskilda leverantörer.”

Förutom att fylla i rutan, ska svaret verifieras med olika, angivna dokument. Varje verksamhets självskattning kommer också att verifieras av externa revisorer. Detta genomförs under två-tre dagars besök hos organisationen, genom intervjuer, kontroll av dokumentation och testning.

– Om det finns avvikelser blir det en avvikelserapport, som måste följas upp året därpå, säger ekonomidirektör Per-Olof Hermansson.

Tydligare för politikerna
Varje kontroll riskklassificeras på en skala från ett till tre, för att få en nyanserad och rättvisande helhetsbild.

Rapporter kommer att sammanställas till varje bolag och förvaltning. En annan rapport, med fokus på trender och förbättringsområden, kommer också att göras till kommunstyrelsen.

– Fördelen är att det blir väldigt tydligt för politikerna, som får en helt annan möjlighet att ta sitt ansvar, säger stadsdirektör Åke Jacobsson.

Påståendena är uppdelade i två områden; verksamhetsövergripande kontroller (som handlar om organisationsmiljö och intern styrning) och inköpsprocessen (som handlar om inköp, upphandling, avtalstecknande mm).

Har provats i tre verksamheter
– Förhoppningen är också att verksamheterna ska välja att utgå ifrån modellen för att arbeta med ytterligare, verksamhetsspecifika processer, säger revisionsdirektör Christin Wrangstedt.

Självskattningsmodellen utgår ifrån den redan etablerade modellen COSO (Committee of sponsoring organizations of the Treadway commission). Den är bland annat obligatorisk att följa för alla företag som är noterade på en amerikansk börs. Den har dock anpassats för att fungera i Göteborgs Stads alla verksamheter.

Modellen har tagits fram av en styrgrupp med representanter från stadskansliet, stadsrevisionen och de av Göteborgs Stad tre utsedda revisorerna. Modellen har provkörts i tre verksamheter; Familjebostäder, SDF Lundby och trafikkontoret.

Om kommunstyrelsen och kommunfullmäktige antar förslaget i april, kommer man börja utbilda i metoden och införa den under maj och juni. De första verifieringarna görs i augusti september och de första rapporterna väntas i oktober november.

Whistle blower-funktion nästa steg
Göteborgs Stad skulle då kunna få en vägledande position, i förhållande till andra kommuner.

– Det finns ingen annan kommun som tagit ett sånt här samlande grepp på området, som Göteborgs Stad gör, säger Per-Olof Hermansson.

– Det är just den samlade rapporteringen i den kommunala sfären som går längre än vad den gör på andra håll, förtydligar Christin Wrangstedt.

Nästa steg enligt handlingsplanen, är att etablera en whistle blower-funktion. Ett förslag kommer att läggas till kommunstyrelsen i månadsskiftet april-maj. Därefter väntas en gemensam byggprocess med det 20-tal organisationer i staden som bygger eller anlitar entreprenörer inom byggsektorn. Det förslaget offentliggörs den 8 april.