Lean-metoden sprids till nya områden. Lean blev ett begrepp när bilindustrin försökte identifiera onödiga och fördröjande inslag i arbetskedjan. Nu har även tjänstesektorn anammat metoden. På stadsbyggnadskontoret börjar både personal och kunder redan se resultat.

Våren 2012 hade Emma Kjernald inte mer än hunnit installera sig på sin nya stol som chef för mät- och kartenheten på stadsbyggnadskontorets geodata-avdelning när Lars Fredén sa att han ville satsa på Lean.

Avdelningschefen Fredén hade å sin sida förstått att det fanns ekonomisk stöttning att hoppas på via Business Region Göteborg och det EU-finansierade Avanto-projekt som vill stödja ”strategisk kompetensförsörjning”.

– Jag tyckte det lät jätteintressant, säger Emma Kjernald som redan under sina första veckor noterat saker hon ville förändra.

Hela personalen utbildades
Sedan Lars Fredén, Emma Kjernald och ytterligare en medarbetare fått tre dagars drillning i Lean-metodens tankar följde en endagarskurs för avdelningens alla anställda.

– Det var viktigt att alla 50 på avdelningen kände till vad vi höll på med, säger Lars Fredén.

Och vad var det då man höll på med?
– Det viktiga är att vi har kundfokus, och koncentrerar oss på att skapa nytta för kunden. Det synsättet kan vi tillämpa i tjänstesektorn också, säger Lars Fredén och fortsätter:

– Allt man gör är ju inte värdeskapande. Det finns administration som måste skötas och förordningar som måste följas, men samtidigt finns det faktiskt mycket onödigt som man kan ta bort.

Resonemanget om effektivisering för lätt tankarna till ett hårdare arbetstempo, men både Fredén och Kjernald protesterar.

– Vi gör inte mer jobb än förut. Vi jobbar inte fortare heller – men ärendeflödet är mycket snabbare, säger Lars Fredén och berättar om hur ofullständigt underlag tidigare kunde leda till att ett ärende blev liggande.

– Nu har vi gjort en blankett så att man kan bocka av att allt som ska finnas med i underlaget verkligen är bifogat.

Detaljgranskning av alla led
Fem personer granskade arbetsprocessen i detalj för att sedan bryta ner ned den i olika steg. När väl det arbetet var gjort kunde man börja studera på detaljnivå för att se vad som kunde förbättras.

På mät- och kartenheten var mätpersonalen först ut med att tillämpa den nya arbetsmetoden.

– Vi har Lean-möte en gång i veckan, men jobbar ju med det dagligen. En gång i månaden samlas vi allihop för att titta närmare på flödet och ledtiderna, säger Emma Kjernald.

Ledtiderna jämförs med de nyckeltal som togs fram tidigt i processen. Det är därför man redan nu kan konstatera att ställtiderna krympt till en fjärdedel.

– Jag visste ju att det fanns en del att ta bort, men att vi skulle kunna korta ledtiderna så mycket förvånade mig faktiskt, säger Lars Fredén.

Nya rutiner sprider sig
Konkret har Lean-metoden hittills resulterat i ett antal färdiga rutiner, ett antal nya blanketter och regelbundna möten varje vecka

På mät- och kartenheten har en ny grupp redan kommit igång med sin Lean-anpassning och Emma Kjernald är särskilt glad om modellen kan ge hennes personal en mindre stressig vardag.

Hon säger att det nog gick lite för fort med Lean-arbetet förra året.

– Till slut tyckte min grupp att det blev allt för kompakt. Vi ska nog ta det lite långsammare nästa gång.

Även om mätavdelningens arbete bara är en länk i den kedja av insatser som avgör ett bygglovsärende, har göteborgarna redan kunnat notera snabbare handläggning än för något år sedan. Samtidigt som Lean-arbetet nu sprids på stadsbyggnadskontoret har även lantmäteriavdelningen tillämpat Lean-metodens tankar med gott resultat.