Unik kartläggning. Göteborgs Stad köper årligen varor och tjänster för 20 miljarder kronor från nästan 19.000 externa leverantörer. Det visar den första analysen av stadens totala inköp som någonsin gjorts. Uppskattningsvis kan en-två miljarder sparas på effektivare inköp.

– Göteborg är en starkt decentraliserad stad, där många förvaltningar och bolag sköter sina egna inköp, säger Upphandlingsbolagets vd Inger Ek, som förklaring till att analysen inte gjorts tidigare.

– Det har varit ett enormt arbete. Vi har arbetat tillsammans med en konsult som jobbat hela sommaren och hösten med att gå igenom totalt 3,6 miljoner transaktioner för år 2010.

– Men nu har vi en bra karta, som vi kan använda till mycket: Hitta rätt områden att upphandla, utveckla metoder och prioritera vad som ska göras först. Och naturligtvis dimensionera vår organisation rätt, säger Inger Ek.

Ny byggprocess kan spara
Rapporten visar alltså att det finns stora belopp att spara på effektivare inköp.

– En grov uppskattning är att det finns en effektiviseringspotential på minst fem-tio procent. Vi tror också att fler samordningsformer än enbart ramavtal är nödvändigt för att uppnå bästa resultat, säger Inger Ek.

Ett exempel på nya samordningsformer är den gemensamma byggprocess som staden börjat arbeta med.

Så mycket som en-två miljarder kronor kan alltså sparas in, genom bättre samordning, uppföljning och styrning. Två miljarder är nästan lika mycket som stadens årliga inköp av utbildningstjänster (2,3 miljarder).

Ramavtal för tre miljarder
– Redan idag har vi mycket samordning. Av totalsumman 20 miljarder finns en samordning på tre miljarder i ramavtal som Upphandlingsbolaget gjort och som används av förvaltningar och bolag, säger Inger Ek.

– Men det finns säkert fler områden som går att samordna. Och det är dem vi vill fånga upp nu.

Analysen visar att staden har många leverantörer med liten volym. Cirka 40 procent av leverantörerna levererar för mindre än 10.000 kronor per år. Även andelen små fakturor var hög, vilket kostar mycket i administration.

– Det är möjligt att många av inköpen under 10.000 kronor egentligen borde göras på ramavtal. Men det behöver inte betyda att mindre företag faller bort. Hela 83 procent av våra ramavtalsleverantörer är små och medelstora företag som på det sättet får tillgång till offentliga sektorn. Den siffran är vi ganska nöjda med, säger Inger Ek.

Många ramavtal används inte
Rapporten visar att kommunen har 2.016 externa ramavtal, av vilka 71 har en inköpsvolym på mer än tio miljoner kronor. Men 972 avtal används inte alls. Kan det bero på att de är okända ute i organisationen?

– Det kan vara så, men det vet vi inte. Nu ska vi utreda vidare utifrån det här materialet, säger Inger Ek.