Självdeklaration granskad av revisorer. Göteborgs Stads förvaltningar och bolag behöver förbättra den interna kontrollen av rutiner och system för utbetalning av löner. Det framgår av en rapport som tre externa revisionsbyråer gjort på uppdrag av Göteborgs Stad. Revisorerna pekar bland annat på att flera förvaltningar och bolag saknar en dokumenterad riskanalys.

Sedan 2011 får Göteborgs Stads förvaltningar och bolag varje år fylla i en självdeklaration, som ett led i att förbättra den interna kontrollen. Senast i raden är det stadens löneadministrativa process som granskats.

”Våra ambitioner är höga”
– Självdeklarationen är vårt verktyg för att identifiera områden vi behöver utveckla och bli bättre på. Våra ambitioner är höga vad gäller att betala ut rätt lön i rätt tid till våra medarbetare. Att göra rätt ställer höga krav på rutiner och arbetssätt, säger Göteborgs Stads personaldirektör Karin Åhström.

I två omgångar, förra året och nu i höst, har samtliga förvaltningar och bolag svarat på ett antal påståenden och gjort en egen bedömning, en så kallad självskattning, av sin interna kontroll av arbetssätten kring löneadministrationen. De har också fått beskriva hur de arbetar och vilken dokumentation de har för att styrka sina påståenden.

Stadsledningskontoret valde sedan ut 15 förvaltningar och bolag och lät tre revisionsbyråer granska hur väl de egna uppskattningarna stämmer. Revisorerna har gjort besök, intervjuat utvalda chefer och nyckelpersoner i respektive verksamhet. De har också samlat in och utvärderat dokumentation och gjort stickprov.

Det finns ett glapp
Enligt självutvärderingen uppskattade elva förvaltningar och bolag sin måluppfyllelse som god, tre stycken ansåg att de var i behov av förbättring och en bedömde sig vara i stort behov av förbättring.

Revisorerna konstaterar nu att det finns ett glapp mellan de granskade förvaltningarnas och bolagens egna bedömningar och vad granskningen visar:

Av de 15 granskade bolagen och förvaltningarna fick ingen ”God måluppfyllelse”, fem fick betyget ”Behov av förbättring” och tio fick resultatet ”Stort behov av förbättring”.

”Resultatet från självutvärderingen avviker väsentligen från resultatet från verifieringen” skriver revisorerna i rapporten och fortsätter:

”En orsak till den stora skillnaden är att det i viss utsträckning saknas insikt om vad som krävs för att uppfylla kraven på att uppnå en god intern kontroll. Exempelvis så har man inte fullt ut varit medvetna om de krav som ställs på dokumentation och spårbarhet”.

Åtgärdsplan klar till våren
– Jag vet att man ute i verksamheterna under senaste året jobbat med att utveckla sina rutiner och arbetsformer. Nu har vi resultatet från självdeklarationen som stöd och utgångsläge att fortsätta arbeta med de utvecklingsområden som identifierats i rapporten, säger Karin Åhström.

– Vi behöver till exempel bli bättre på att koppla och utforma rutiner och kontroller utifrån riskbedömningar. Och även följa upp och kvalitetssäkra att rutiner efterlevs och att viktiga moment dokumenteras.

En åtgärdsplan kommer att presenteras under våren.