Dokumentationen behöver bli bättre. Göteborgs Stads förvaltningar och bolag behöver förbättra den interna kontrollen av hur de genomför rekryteringar. Det framgår av en rapport som tre externa revisionsbyråer gjort på uppdrag av Göteborgs Stad. Framförallt pekar revisorerna på brister i dokumentationen.

– Göteborgs Stads rekryteringsprocess är en del av stadens kvalitetsarbete för att få rätt person på rätt plats – lyckade rekryteringar skapar en bättre verksamhet. Jag kan konstatera att vi följer processen ganska bra men att vi inte dokumenterar så väl säger stadsdirektör Bengt Delang.

30 förvaltningar och bolag valdes ut
– Varje förvaltning och bolag måste nu göra sin analys, och vi kommer också att följa upp utifrån hela stadens perspektiv och se vad som behöver göras. Vi ska förstås tillämpa och följa de arbetssätt som finns framtagna, fortsätter Bengt Delang.

Sedan 2011 får Göteborgs Stads förvaltningar och bolag varje år fylla i en självdeklaration, som ett led i att förbättra den interna kontrollen. Senast i raden är det stadens rekryteringsprocess som granskats.

I höstas fick samtliga förvaltningar och bolag därför svara på ett antal påståenden och göra en självskattning av sin interna kontroll kring processen att rekrytera chefer och personal. De fick också beskriva arbetssättet och vilken dokumentation de har för att styrka sina påståenden.

Stadsledningskontoret valde sedan ut 30 av 55 förvaltningar och bolag för verifiering av de tre revisionsbyråerna, för att se hur väl de egna uppskattningarna stämmer. Revisorerna har gjort besök och intervjuat utvalda medarbetare och chefer inom respektive verksamhet och samlat in och utvärderat dokumentation.

23 med stort behov av förbättring
Och det är framförallt avsaknaden av dokumentation som revisorerna lyfter fram i sin rapport. Av de 30 granskade bolagen och förvaltningarna fick ingen ”God måluppfyllelse”, sju fick betyget ”Behov av förbättring” och 23 fick resultatet ”Stort behov av förbättring”.

”Årets resultat beror delvis på att det saknas dokumentation som bevis på genomförda arbetsmoment” skriver revisorerna bland annat i rapporten där de lämnar rekommendationer för hur internkontrollen av rekryteringsprocessen ska bli bättre.

Även på stadsledningskontoret, där rekryteringsprocessen arbetats fram, hittar revisorerna brister i dokumentationen.

– Kvalitetsarbete kan aldrig sluta med att man skapat en process. Så varför vi inte följer det som står i den process vi själva arbetat fram måste vi nu titta närmare på, säger Bengt Delang.

Ses som normalt resultat vid första verifieringen
Förutom dokumentation så pekar revisorerna på att Göteborgs Stad behöver bli bättre på hur man systematiskt tar fram bedömningsgrunder vid rekryteringar och att staden bör ta fram ett sätt för hur man systematiskt följer upp och utvärderar rekryteringsarbetet.

Revisorerna skriver också att ”årets resultat är enligt vår bedömning att anse som normalt när verifieringen genomförs för första gången”.