Världsledande på gratis digitala kartor. Göteborgs stadsbyggnadsarkiv har utsett till Årets arkiv av DIK. Detta tack vare arkivets banbrytande inställning till digitalisering och användarvänlighet. Bland annat är de ensamma om att tillhandahålla kartor och ritningar gratis – något de själva kalla ett win-win upplägg. Som om det inte vore nog, har de fler nyskapande idéer på lut.

– De har gjort ett jättebra jobb och kan vara förebild för andra, hur man kan jobba, säger Karin Åström Iko, juryns ordförande.

I motiveringen trycker juryn på användarperspektivet.

– Vi har omformat vår kärnverksamhet utifrån det kunden vill ha. Vi har tänkt: Detta var vill kunden ha, hur löser vi det organisatoriskt? Istället för: Vi har den organisation vi har och ser hur vad kan erbjuda kunden utifrån det, berättar arkivchef William Försth.

Kunden vill ha kartorna digitalt
Det andra nyckelordet i juryns motivering är den digitala tillgängligheten.

William Försth berättar att när han för fyra fem år sedan var ny på arkivet och började prata med kunderna, ville de inte ha materialet på papper egentligen. De gick hem och scannade in det.

– Så vi har jobbat mycket med att få materialet digitalt från början. Och att göra det möjligt för kunden att få det digitalt direkt.

Gratis kartor och ritningar – en vinst för arkivet
Arkivet har satt sig på karten gemom att förmodligen vara först i världen med att slopa avgifterna för att hämta ut kartor och ritningar.

– Det finns en win-win för oss också. Förr la vi enormt mycket tid på att göra kopior, plocka fram bildkort och ta betalt. Det var bara logistik för att göra materialet tillgängligt.

Idag sköter kunderna mycket av jobbet själva via självserviceterminaler. De väljer vad de till ha ur databasen, mailar till sig själva eller plockar ut på usb. Det enda de betalar för är stora utskrifter.

– Den här förskjutningen, att kunderna gör mer själva, gjorde att vi inte behövde anställa nya när någon gick i pension. Det är det vi spar pengar på. Vi gör samma verksamhet med färre personer, säger William Försth.

Nästa steg – samarbete med biblioteken?
Digitaliseringen har dessutom ökat tillgängligheten. Förr begränsades kunderna av öppettiderna, vardagar mellan nio och tolv. Idag kan de komma åt självsericetermialen mellan klockan åtta och halv fem.

– Vi tittar även på andra möjligheter, som bibliotek. Då skulle vi komma ännu närmare kunden och få ännu längre öppettider.

Det är fjärde året som priset delas ut. Göteborgs stadsbyggnadsarkiv nominerades redan 2009, men hamnade då på andra plats.

– Så det var extra nervöst att stå där i år, jag var rädd att samma sak skulle hända igen. Att vi skulle bli arkivvärldens motsvarighet till Cliff Barnes. Det är oerhört smickrande att få det. Jättekul!, säger William Försth.

Ännu är det inte bestämt vad de ska göra med prispengarna, 20.000 kronor.

– Det blir någon sorts grupputveckling för medarbetarna.

I framtiden kan allt ligga på Internet
Och ännu har de fler idéer kvar för hur de ytterligare kan utveckla verksamheten.

– Vi har lite idéer, vi har inte tömt ut dem helt och hållet. Tror vi kommer att se en vidareutveckling mot Internet. Idag finns ju en viss problematik när det gäller personuppgiftslagen, som slås ut av offentlighetsprincipen när man tittar via vår egen terminal. Men Göteborgs Stad har en idé om kundservice via Dina sidor, med inloggning med e-legitimation. Så fort den finns plats kommer vi att koppla oss till den.

– Om någon vecka kommer vi att lägga ut diariet på självserviceterminalerna. Helt ostympat, med alla handlingar. Det är en naturlig utveckling, andra förvaltningar har redan uttryckt intresse för att göra detsamma. Jag hoppas det kanske blir standard för förvaltningar i Göteborg, säger arkivchef William Försth.