Rutiner behöver skärpas. Majoriteten av de 56 förvaltningar och bolag som i våras genomförde en självdeklaration kring sin interna kontroll behöver förbättra sina rutiner. Det visar slutrapporten från de externa revisorer som granskat resultatet av självdeklarationerna.

I april fattade kommunfullmäktige beslut om att förstärka den interna kontrollen inom Göteborgs Stad. Redan innan sommaren fick 56 bolag och förvaltningar svara ja eller nej på drygt 140 påståenden.

Frågebatteriet utformades efter en etablerad modell, COSO, och syftet var att få en bild av nuläget för den interna kontrollen inom det verksamhetsövergripandet området och över inköpsprocessen.

– För att förstärka den interna kontrollen fastställdes ett antal mål hösten 2010. Ambitionsnivån är hög, men målen är i paritet med dem inom näringslivet och vissa statliga bolag, säger Ann-Christine Alkner-Dahl, tillförordnad projektledare för självdeklarationen.

Rapporten ett startskott
Slutrapporten visar att en lång rad åtgärder krävs för att uppnå de nya målen för intern kontroll. Nio av bolagen och förvaltningarna, eller 16 procent, levde upp till målen för internkontroll inom det verksamhetsövergripande området. Fem stycken, eller nio procent, klarade målen när det gällde inköpsprocessen.

Bengt Delang, tillförordnad stadsdirektör, ser självdeklarationen som ett startskott för det kommande arbetet med att förstärka internkontrollen.

– Det är viktigt att få en rättvisande bedömning av hur det ser ut i de olika verksamheterna. Nu har vi fått det, och det gör att vi kan börja sätta spaden i marken, säger han.

COSO är det internationellt mest erkända ramverket för intern kontroll. I Sverige används det främst inom näringslivet och några statliga myndigheter. Självdeklarationen i Göteborg är första gången modellen prövas i kommunala verksamheter.

Modellen, som bygger på ett strukturerat sätt att arbeta med intern kontroll, omfattar fem olika delar: kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation.

Brister i dokumentationen
I Göteborg genomfördes självdeklarationen i två steg. Först gjorde förvaltningarna och bolagen en självskattning, därefter testades resultatet av externa revisorer. Och det är framförallt avsaknaden av dokumentation som revisorerna lyfter fram.

– Riskanalysen är basen. Sedan måste det finnas en koppling mellan en dokumenterad riskanalys och de interna kontrollaktiviteterna. Det behövs också rutiner och riktlinjer för hur man ska hantera avvikelser så att de inte händer igen, säger Harald Jagner från revisionsbyrån Deloitte.

Flera verksamheter har redan börjat åtgärda
Framtidenkoncernen, som omfattar stadens allmännyttiga bostadsföretag, visar upp goda resultat, framförallt på inköpssidan. Där når de upp till hela 97 procent av målen.

– Framtiden är ett exempel på flera verksamheter som redan har börjat jobba med åtgärdsplaner. Hamnen är ett annat exempel. Det finns ett mycket stort engagemang kring de här frågorna, säger Ann-Christine Alkner-Dahl.

Bland de förvaltningar och bolag som har stort behov av förbättringar av inköpsprocessen finns SDN Östra Göteborg, SDN Askim-Frölunda-Högsbo, Färdtjänstnämnden, Kommunleasing i Göteborg AB och nämnden för Göteborg Vatten. Men även Lokalnämnden, Göteborgs Energi och Kommunstyrelsen fick en låg sammanvägd bedömning.

Ska gå att göra jämförelser över tid
Nu ska rapporten utvärderas och därefter fattas beslut om hur självdeklarationen ska följas upp.

– Tanken är att bolagen och förvaltningarna ska få ett år på sig att förbättra sin interna kontroll. Men det har ännu inte fattats några beslut om hur en uppföljning ska gå till, säger Ann-Christine Alkner-Dahl.

Enligt revisorerna är modellen utformad för att göra jämförelse över tid.

– För egen del känner jag starkt att det måste bli en fortsättning, men det är en fråga för kommunstyrelsen, säger Bengt Delang.