Flexibilitet och nära ledarskap hos hemtjänsten i Hammarkullen-Hjällbo

Pandemin hade pågått länge och de var redan vana vid att snabbt ställa om. Men på juldagen år 2021 stod hemtjänsten i Hammarkullen/Hjällbo inför vad som såg ut som en olöslig situation.

– Bara tre medarbetare kom på morgonen. Övriga som skulle arbeta var sjuka eller hade barn som var sjuka. Och vi besöker dagligen cirka 80 personer i Hammarkullen, Hjällbo och Eriksbo. Att vi faktiskt kunde ställa om i en sådan allvarlig situation krävde god kommunikation – i alla led, säger Arnela Zubcevic, enhetschef.

”Många har stora dagliga behov”

Arnela, planeraren och de undersköterskor som var på plats började med att gå igenom dagens besök. Vilka som var nödvändiga och vilka som kunde ställas in. En del besök av hemtjänsten är enbart service, till exempel städning, som kan vänta.

– Men många har stora dagliga behov och kan behöva hjälp med allt från att komma upp ur sängen och ta sina läkemedel, till att få sina måltider, säger Arnela Zubcevic.

Tre personer var alltför få för att hinna göra alla dessa nödvändiga besök.

Omsorgstagaren ska känna sig trygg

Telefonen gick varm den kritiska juldagsmorgonen. Omsorgstagare och deras närstående behövde få information om läget. Att besök skulle behöva ställas in eller försenas. Medarbetare som skulle varit lediga fick frågan om de kunde komma in och jobba.

– Alla som kunde ställde upp och jobbade under helgen. Eftersom det alltid är svårt att få vikarier hade vi arbetat för att ha en större flexibilitet i schemat. Det är viktigt att omsorgstagaren kan känna sig trygg, oavsett bemanningsläget, säger Arnela.

Visade stor förståelse

Även hon som enhetschef och planeraren, som normalt arbetar dagtid och vardagar, ryckte in för att stötta i juldagskrisen.

– Vi fick ställa in en del besök under helgen, men lyckades någorlunda uppfylla behoven och ingen for illa, säger Arnela Zubcevic.

Där besöken ställdes in visade både omsorgstagare och deras närstående stor förståelse.

– Man svarade: ”Vi förstår – det är covid”. ”Det går bra”. ”Vi klarar oss idag”, säger Nahom Mahari, som var en av dem som ryckte in, trots att han skulle varit ledig under julhelgen.

Tidig kommunikation med omsorgstagaren i fokus

Arnela menar att nyckeln till att de red ur den allvarliga situationen var bra kommunikation, att omsorgstagare och närstående fick veta om läget så tidigt som möjligt.

– Och att de som är lediga är förberedda på hur det kan bli och att de kan behöva ställa upp. När man förstår varför, så kommer man, säger Nahom Mahari, stödplanerare/helgansvarig.

– Vi har ett gott samarbete på enheten och har alltid omsorgstagaren i fokus. Vi vet att vi behöver anpassa oss efter deras behov och är beredda på att vi kan behöva rycka in, säger Ermina Talic, som i sin tjänst också är den som gör det första besöket hos nya omsorgstagare.

Nya förutsättningar kräver flexibilitet

För medarbetare i hemtjänsten kan arbetet snabbt ändra förutsättningar även i perioder utan sjukdomsutbrott.

– När vi får ett biståndsbeslut om hemtjänst för en ny person ska vi verkställa det inom 24 timmar. Ibland kommer en person hem från sjukhus under helgen. Eftersom vi redan gått ut med helgschema till alla medarbetare kan vi behöva ändra det för att kunna ta hand om den nya personen, säger Arnela Zubcevic.

Om en medarbetare i sin tur behöver byta arbetspass för att exempelvis kunna gå på sitt läkarbesök brukar man ordna det också.

– Jag tänker, när jag ställer upp, att nästa gång kan det vara jag som måste vara hemma och någon annan som behöver komma in och jobba för mig, säger Sevim Absem.

Förväntningar på hemtjänst kan skilja sig åt

I Hammarkullen och Hjällbo finns många omsorgstagare med ursprung i andra länder än Sverige.

– Förväntningar och bilden av hemtjänst kan hos en del personer skilja sig från den hjälp de fått beslut om, och som vi kan ge. Personen kan ha en annan tanke om vad hemtjänst är, utifrån sin kultur, säger Nahom Mahari.

Kanske har man inte förstått informationen man fått och blir missnöjd.

– När det händer får vi förklara hur den svenska hemtjänsten fungerar. Att de själva ska göra sådant de klarar av och att vårt jobb är att stötta i det de inte kan, säger Sevim Absem, undersköterska.

– Vi jobbar utifrån det biståndsbeslut var och en har fått. Ibland talar vi samma språk som omsorgstagaren och kan då förklara på deras eget språk vad beslutet innebär. Men vi kan också behöva förklara att nästa gång kan det bli en annan person som kommer, säger Semira Omar, undersköterska.

Tydliga rutiner som alla medarbetare känner till

Arnela började som chef på enheten 2019 och har från start, tillsammans med medarbetarna, arbetat för en struktur för arbetet, som är tydlig för alla.

– Struktur, kommunikation och nära ledarskap är nycklarna. Jag behöver som chef jobba nära medarbetarna för att lära känna dem och gruppen för att förstå vad som behövs. Jag berättar sedan om vilken utveckling jag vill se och delar ansvaret med medarbetarna för att vi ska nå dit. Jag kan backa undan lite när allt fungerar som det ska. Men i de stunder det krävs finns jag som chef alltid där, säger Arnela Zubcevic.

I december 2022 kom det nya stora utmaningar med samtidiga utbrott av covid, RS-virus och influensa som fortfarande pågår. Men rutinerna är på plats. Om enhetschefen Arnela behöver vara någon annanstans en morgon kan Ermina eller Nahom hålla i rodret.

”Varje dag är unik”

– Vi samlas alltid klockan sju på morgonen för att tillsammans gå igenom daganteckningar över vad som hänt under kvällen innan.

De ser över dagens planerade besök och hur arbetet ska fördelas mellan dem som är på plats.

– Varje dag är unik. Vi repeterar basala hygienrutiner och går också igenom rutiner för sådant som kan hända, beroende på behovet utifrån daganteckningarna i vårt system Treserva. Alla ska veta vad vi ska göra, till exempel om någon inte öppnar dörren, säger Ermina Talic.

– Morgonrutinen fanns inte här när jag började. Nu är det skillnad. Om man kan rutinerna och vet hur dagen är planerad känner man sig trygg, säger Semira Omar.

Långsiktigt arbete med att stärka varandra och våga sträva framåt mot visionen

– Teamet har utvecklats mycket på några år, säger Arnela Zubcevic. Vi håller fast vid våra rutiner och vet vikten av kommunikation. Medarbetarna känner också till annat som händer i Göteborgs Stad och kollar sin mejl enligt vår mejlrutin.

De har förstås fortsatt utmaningar. När nya medarbetare börjar behöver dessa skolas in i teamets arbetssätt. Det kan ibland ta tid och kräva tålamod, men Arnela menar att man har rätt att vara ny och få tid på sig att lära sig.

– Teamet kanske dippar lite ibland men sedan kommer vi tillbaka igen. Vi arbetar hela tiden med det som uppstår. Jag är stolt över medarbetarna och jag har bra stöd av min chef! Vår vision är att bli den bästa hemtjänsten i Göteborg, säger Arnela Zubcevic.

– Vi har samma mål allihop: att alla omsorgstagare ska vara nöjda med våra besök. Det är det vi strävar efter. Vi vet alltid vem vi är till för och vi tänker nytt, säger Sevim Absem.