Handlingsplan för ökad kontroll och öppenhet

Sedan avslöjanden i medierna våren 2010 om förekomsten av mutor inom Göteborgs Stad har stadskansliet i samarbete med polis, åklagare och externa revisionsföretag gått igenom vilka arbetssätt som finns i förvaltningar och bolag idag och hur man kan undvika oegentligheter i framtiden.

Förslaget till handlingsplan innehåller satsningar inom fem områden: bättre intern kontroll, utformning av en kommungemensam byggprocess, en ny ”whistle blower”-funktion, intern utbildning och översyn av regelverk.

Alla delar i handlingsplanen har en tidsangivelse för när de ska vara klara och satsningen på de fem områdena ska tillsammans stärka öppenheten inom Göteborgs Stad.

Ettårigt projekt
Projektledare för handlingsplanens genomförande är Ann-Christine Alkner-Dahl. Under ett år framöver kommer hon att arbeta med att sjösätta de föreslagna förändringarna. Därefter är det tänkt att de nya arbetssätten ska vara ett naturligt inslag i det dagliga arbetet.

– Det är viktigt med en deadline och att det sedan blir en del av den ordinarie verksamheten, säger Ann-Christine Alkner-Dahl.

Det finns en risk att ökad intern kontroll blir förlamande för verksamheten. Göteborgs Stad har 48.000 medarbetare och 2.000 chefer och som utgångspunkt måste man lita på varandra, påpekar stadsdirektör Åke Jacobsson. Den som vill kan förmodligen även i framtiden överlista systemet.

– Men vi ska minska risken att någon gör fel, medvetet eller omedvetet, säger Åke Jacobsson.

Stärkt intern kontroll
Förutom att se över vilka brister som finns idag när det gäller den interna kontrollen har stadskansliet ihop med stadsrevisionen och externa revisionsbyråer tagit fram ett frågebatteri som varje verksamhet föreslås få besvara en gång per år. Den egna värderingen ska sedan kontrolleras av en extern revisionsbyrå.

– Vi testar just nu självvärderingsmodellen i tre organisationer i staden, ett bolag, en stadsdel och en nämnd, säger Åke Jacobsson.

Man planerar också att se över hur internrevisionsfunktionen på stadskansliet ska arbeta framöver.

Gemensam byggprocess
De omkring 20 förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad som är involverade i byggande har hittills var och en haft sina egna arbetssätt och rutiner. Handlingsplanen föreslår en ny, gemensam byggprocess som säkerställer att alla som beställer bygg- och entreprenadtjänster följer samma rutiner från start till mål i ett projekt.

– Vi kommer att ta fram ett webb-baserat verktyg som alla som har med det här att göra kommer få gå igenom, säger Ann-Christine Alkner-Dahl.

Just nu sker en kartläggning av vilka olika arbetsmodeller för byggprojekt som finns inom kommunen. Till sommaren ska den gemensamma byggprocessen vara klar.

– Det finns en tradition av självständighet och decentralisering inom Göteborgs Stad och nu behövs en centralisering. Det är inte okej längre att olika förvaltningar och bolag upprättar sina egna regler, säger stadsdirektör Åke Jacobsson.

Lättare slå larm
Stadskansliet föreslås inrätta en” whistle blower”-funktion. Man har rådgjort med datainspektionen och studerat gällande lagstiftning och rekommenderar att mottagarfunktionen begränsas till ”allvarliga oegentligheter” som har begåtts av ”en person i ledande ställning eller med en nyckelposition”.

Det inkluderar personer med personalansvar, budgetansvar eller ansvar för stora inköp. ”Whistle blower”-funktionen beräknas vara igång i juli månad.

Uppdatera och kunna gällande regler
När det gäller intern utbildning och översyn av regelverk handlar det mycket om att se till att de dokument som gäller är uppdaterade, att gamla dokument tas bort och att alla anställda inom Göteborgs Stad känner till gällande regler.

Hittills har Göteborgs Stad centralt lagt sex miljoner kronor på arbetet med att kartlägga hur den interna kontrollen fungerar och ta fram förslag på åtgärder. Till det kommer de resurser som respektive förvaltning och bolag avsatt.

Kommer att kosta extra
Flera av åtgärderna i förslaget till handlingsplan ryms inom befintlig budget, men införandet av den obligatoriska självvärderingen och den externa kontrollen av den kommer att öka kostnaderna.

Införandet av ”whistle blower”-funktionen kommer även den att medföra extra kostnader för teknisk utrustning och för personal.

Förslaget till handlingsplan kommer att behandlas av kommunstyrelsen den 26 januari.