IngMarie Trygg är upphandlingsledare på inköps- och upphandlingsförvaltningen. Foto: Emelie Asplund

2023-12-11 | 5 min läsning
Hjälper företag som vill bli leverantörer till staden
Är du som företagare intresserad av att få ett ramavtal med Göteborgs Stad? På inköps- och upphandlingsförvaltningen kan du få hjälp med det mesta du behöver veta för att ha möjlighet att bli leverantör till staden.

Varje gång något ska upphandlas i Göteborg Stad kan företag lämna in anbud och få chansen att bli en av stadens leverantörer. Inköps- och upphandlingsförvaltningen är navet när det gäller de samordnade köpen som görs i Göteborgs Stad. Det gäller inköp av allt som ingår i de offentliga verksamheterna, som till exempel kontorsmaterial, livsmedel, transporter, boende och husbyggen.

– Vi ska hitta det bästa alternativet – det ska vara rätt kvalitet och ett bra pris. För att få det ställer vi olika krav som leverantörerna behöver uppfylla. I övrigt skiljer vi inte på små eller stora företag. Vi vill ha blandade leverantörer och gynna näringslivet i Göteborg, säger Ing-Marie Trygg, upphandlingsledare på inköps- och upphandlingsförvaltningen.

Att lämna anbud

Alla upphandlingar som det går att lämna anbud på läggs ut på upphandlingar.nu. Där kan leverantörer ladda ner underlaget som bland annat innehåller vilka krav som ställs. Om något i underlaget är svårt att förstå kan man ställa frågor digitalt i systemet.

Tre vanliga frågor och svar

Många upphandlingar känns krångliga och svåra att förstå. Hur kan jag få hjälp?  Svar: Gå in och läs tidigare upphandlingar på proceedo.net. På vår sajt finns instruktioner om hur man loggar in. Där kan man titta på hur prisnivån legat tidigare och vilka krav som ställdes. Då kan man förbereda sig inför en kommande upphandling. Man kan också gå in på Anbudsguiden för att lära sig hur det går till steg för steg i en upphandling. Tycker man fortfarande att det känns krångligt – ta kontakt med vår kundtjänst.

Varför går ni alltid bara på lägsta pris? Svar: Det gör vi inte. Vi ställer massvis med krav, som utbildning, kvalitet, hållbarhet och kompetens, som är värda mycket för Göteborgs Stad. Men om det är flera leverantörer som uppfyller alla krav är priset avgörande. Och det är viktigt att påminna om att det inte är vi som sätter priserna, utan leverantörerna. Någon kanske har sett att ett timpris i en tidigare upphandling legat på 775 kronor och då kanske man lägger sig på 774 kronor. Vi vill ha ett pris på varan/tjänsten som ger oss den kvalitet vi efterfrågar samt leverans av varan eller tjänsten i rätt tid. Vi vill ha en fungerande och sund marknad med seriösa leverantörer som kan leverera.

Vi har lämnat anbud. Varför får vi inget avtal? Svar: Vi skriver ramavtal med så många leverantörer som det finns behov av. Vi kanske får in 100 anbud som är kvalificerade, men vårt behov är tillgodosett med 30 leverantörer. Då kan vi inte ta med alla för att vara snälla. Det är inte bra för marknaden. Men vi analyserar alltid hur det har blivit med olika upphandlingar. Vid start av varje ny ramavtalsupphandling görs en utvärdering där man ser hur många leverantörer som fått avrop (beställningar) under den gångna avtalsperioden. Därefter görs en analys av stadens behov av leverantörer. Om det visar sig att vi i tidigare avtalsperiod haft många leverantörer som inte fått några avrop justerar vi det till nästa upphandlingstillfälle.

– Vi svarar alltid så snabbt vi kan. Det går också att se andras frågor och vilka svar vi har gett. Det är viktigt att vara uppmärksam på frågor och svar i upphandlingen så att man inte missar något som kanske har förtydligats som svar på en fråga, säger Ing-Marie Trygg.

En upphandling ligger i regel ute i 30 dagar. Är den värd mindre än cirka 2,2 miljoner kronor annonseras den bara i Sverige. Är den värd mer än så annonseras den i hela EU. Anbuden skickas in digitalt.

– Jag vill tipsa leverantörerna som vill lämna anbud att göra det i god tid. Vi märker att det är många som sitter i sista sekund. Ibland kan det tekniska haka upp sig när man ska skicka in sitt anbud och då kan man missa möjligheten att delta i upphandlingen. Är man det minsta lilla försenad kan vi inte hantera anbudet. Det är olyckligt om vi tappar relevanta leverantörer för att man inte skickar in i tid.

Vanliga krav

För att lämna anbud som leverantör behöver man ha F-skattsedel och vara ”hel och ren”, till exempel inte ha några skatteskulder eller att företaget måste vara kreditvärdigt. I upphandlingar ställs det också ofta flera hållbarhetskrav, som ett led i Göteborgs Stads hållbarhetsarbete. Det kan vara att det ska finnas en miljödiplomering eller en tredjepartscertifiering. Vilka krav som ställs beror på vad det är som upphandlas, vara eller tjänst.

– Om man vill delta som leverantör – stor eller liten – är det viktigt att förbereda sig i god tid. Genom att titta på tidigare upphandlingar kan man bland annat se vilka krav som ställdes på varan eller tjänsten och på miljö och kvalitet. Leverantörer som exempelvis inte har en miljödiplomering kan då påbörja arbetet med att få en sådan. I vissa fall anges det i upphandlingen hur lång tid efter det att ramavtalet startat som man har på sig att skicka in det intyg som var krav i upphandlingen. Därför är det viktigt att läsa igenom upphandlingsdokumentet noga.

Även små företag välkomna

En vanlig missuppfattning som finns är att man måste vara ett stort företag för att kunna få ett ramavtal med Göteborgs Stad. Men så är inte fallet.

– Om man är ett mindre företag som har svårt att leva upp till de ställda kraven på egen hand kan man lämna anbud tillsammans med ett annat företag, det kallas att åberopa kapacitet. I vissa upphandlingar kan även underleverantörer accepteras och kan det anges i anbudet. Det öppnar upp för små företag att lämna anbud och delta i upphandlingar, säger Ing-Marie Trygg.

Inköps- och upphandlingsförvaltningen

Om: Inköps- och upphandlingsförvaltningen är Göteborgs Stads inköpscentral. Förvaltningen driver Göteborgs Stads strategiska inköpsarbete och stödjer också andra förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad med tjänster inom hela inköpsområdet.
Hjälper företag med:
Kunskap och information om allt som rör upphandlingar, leverantörer och ramavtal.
Kontaktuppgifter:
031-366 37 00, kundservice@ink.goteborg.se
Mer information:



Prenumerera så du inte missar något nytt!