Ledigt en dag i veckan när tidstjuvarna plockades bort

Tidstjuvarna har plockats bort, mötena har stramats åt och de har schemalagt tiden de är nåbara. Det är några av effektiviseringarna som genomförts. Resultatet? Personalen mår mycket bättre.

– Det är vår främsta drivkraft att vi ser i våra enkäter att personalen mår så mycket bättre. När man får en dag extra återhämtning i veckan är man mer benägen att gå all-in de andra fyra dagarna, säger Jessica Telander, enhetschef på avdelning myndighet i nordost som tillsammans med två andra enheter på förvaltningen för funktionsstöd har testat fyradagardagarsvecka.

Minskad frånvaro orsakad av stress

– För de behöver gå mer all-in. Det är mer intensivt de dagar de är på jobbet. Mycket mer strukturerat fokus, berättar Jessica Telander.

Ingen extra personal har satts in, trots att de får långhelg varannan vecka. Men Jessica Telander menar att det är värt det.

– När vi minskar frånvaro på grund av stress så minskar vi också risken att andra behöver gå in och ta över ärenden, vilket tar onödig tid, säger Jessica Telander.

Lättare behålla kompetent personal

Nu har de kommit mer än halvvägs i projektet och skrivit en halvtidsrapport. Där framgår det att alla enheter som ingått har förbättrat sina resultat. De upplever bättre hälsa, bättre arbetssituation och arbetsbelastning.

– Då är det är lättare att behålla kompetent personal, vilket i sin tur gör att man inte behöver använda tid till att rekrytera ny personal. Handläggningstider tar längre tid när man är ny, vilket gör att det kan vara en stor vinst även för våra brukare, säger Jessica Telander.

Allt inte smärtfritt

Allt har dock inte gått smärtfritt.

– Någon enstaka har upplevt mer stress. Men överlag upplever de allra flesta att det blivit bättre, säger Emelie Kröönström, enhetschef på avdelning myndighet i sydväst.

Och en av enhetscheferna, Michaela Öberg, fick hoppa av. Eftersom övriga i förvaltningen jobbar hela veckan var det svårt att få schemat att gå ihop.

– Jag blev kallad på möten på de dagar jag skulle vara ledig och en del andra omständigheter gjorde att jag fick hoppa av. Men jag tror absolut att det skulle fungera att jobba fyradagarsvecka för alla verksamheter. Man behöver bara ha en annan struktur för att täcka upp för varandra. Vi har alla lärt oss mer av det, säger Michaela Öberg, enhetschef på avdelning myndighet i Nordost.

Vill gå i framkant för framtida innovationer

Projektet har väckt stort intresse internt och många har bett dem komma och berätta hur de klarat detta.

– Vi vill sprida det vi gjort för att visa att vi kan gå i framkant för att införa framtida arbetstidsinnovationer, säger Michaela Öberg.

Det har varit en stor läroprocess att identifiera tidstjuvarna. Inför projektet fick alla kartlägga sitt eget arbete för att se vad som kunde effektiviseras.

– Medarbetarna har själva fått analysera sitt veckomönster, fundera över hur mycket tid de lägger jag på sociala kontakter, vad kan de kapa, säger Michaela Öberg.

20 minuter extra att fokusera om man blir avbruten

Tidigare har de varit nåbara konstant, men forskning visar att om man blir avbruten i sitt arbete så kan det ta 20 minuter att komma tillbaka till fokus på arbetsuppgiften. Därför har de sett till att ta bort så många tillfällen som möjligt då de blir avbrutna.

– Vi har schemalagt vilka tider vi jobbar med teams och är nåbara på telefon. Vi har tagit bort notiser i Teams för att inte bli störda. Handläggarna har blivit bättre på att respektera varandras tid, inte springa och fråga varandra då och då, utan de väljer rätt tillfällen att fråga varandra, säger Jessica Telander.

Vill inte bränna ut personalen

Arbetsplatsmötena har strukturerats upp betydligt.

– Vi har tydliggjort vilken information som kan lämnas skriftligt och tar bara upp det som kräver dialog. Kollegorna har fått tydliggöra specifikt vad de vill ha hjälp med så att de inte kommer oförberedda till mötena och tar hela ärenden. Det har gjort dem mer kärnfulla på mötena, säger Jessica Telander.

Men hon tror inte att det går att hålla samma effektiva nivå och samma tempo om de skulle jobba på samma sätt fem dagar i veckan.

– Nej, då bränner vi ut vår personal. Det är svårt att jobba så på heltid. Att jobba så här kräver återhämtning, säger Jessica Telander.