Nytt system för reservationer sparar tid och papper

På ett år görs runt 700 000 bokreservationer på biblioteken i Göteborgs Stad. Fram till nu har varje bok fått en cirka 15 centimeter lång pappersremsa med bland annat en kod på. När ett nytt reservationssystem nu införs behövs inte längre dessa pappersremsor.

– Vi kommer att spara 112 kilometer papper varje år. Dessutom har vi bibliotekarier även skrivit ut listor över beställda böcker. Det kommer vi heller inte att behöva göra nu utan hanteringen kommer att ske på en smartphone. Bara för Stadsbiblioteket innebär det att vi sparar 100 000 pappersark varje år, säger Fredrik Larsson, bibliotekarie.

Ulrika Hvidén och Fredrik Larsson. Foto: Göteborgs Stad

Tillsammans med verksamhetsutvecklaren Ulrika Hvidén har han drivit IMMS-projektet, som det nya reservationssystemet heter.

– Det är ett logistiksystem för bibliotek upphandlat 2022 som redan används i bland annat Malmö och Helsinfors och som vi vet fungerar bra, säger Ulrika Hvidén.

Ladda ner ny version av appen

När det nya systemet införs blir det några förändringar för låntagarna som reserverat böcker. Om du använder appen biblioteket behöver du börja med att ladda ner den nya versionen som släpps 27 februari. När det är dags att hämta den reserverade boken sker det också på ett lite annat sätt.

–  I hämtmeddelandet som kommer på mejl, via brev eller i appen biblioteket, ser du ett hyllnummer som talar om var din reserverade bok finns att hämta. När du kommer till biblioteket går du till rätt hylla och så får man leta efter sin titel, säger Ulrika Hvidén.

– En hylla kommer att bestå av cirka 30 böcker. På mindre bibliotek är det snarare oftast färre böcker på varje hyllnummer, fyller Fredrik Larsson i.

Snabbare hantering

Det finns flera andra fördelar med det nya systemet. En av de större är att personalens arbete kommer att gå mycket snabbare.

Foto: Göteborgs Stad

– Den manuella hanteringen av varje enskild reservation blir enklare. Tidigare tog 30 reservationer 25 minuter att hantera. Med det nya systemet tar det fem minuter, säger Fredrik Larsson.

En annan fördel är att systemet hjälper till att fördela böckerna till alla bibliotek på ett bra sätt. Varje bibliotek kan ange vad de önskar för olika media hos sig. När en bok återlämnas på ett bibliotek vet systemet var boken behövs bäst och då skickas den dit.

Nytt Mediehotell

Ulrika Hvidén berättar att samtliga böcker som återlämnas och inte får plats på återlämningsbiblioteket skickas till Stadsbiblioteket för vidare färd mot rätt bibliotek. Nu har ett lager skapats i källaren på Stadsbiblioteket som kallas för Mediehotellet. Där får sådana böcker som ej får plats på hyllorna på biblioteken stå.

– Vi kan ta boken Jävla karlar som exempel. Alla vill läsa den nu och vi har därför köpt in många exemplar. Men om ett halvår kommer trycket inte vara lika högt och då står vi där med 100 ex. Om då alla bibliotek har två ex var har vi ändå 50 för mycket. Då säger systemet att den återlämnade boken får åka till Mediehotellet, säger hon.

Ett Mediehotell, där det går att plocka många reservationer, innebär också att den som reserverat boken kan få den en dag tidigare än vad som varit fallet förut. Däremot blir det inga förändringar när gäller hur länge en reserverad bok står kvar på reservationshyllan.

– Det är sju dagar som gäller fortfarande, säger Fredrik Larsson.

Foto: Göteborgs Stad