Nytt system håller ordning i hyllorna på biblioteken

Ulrika Hvidén och Fredrik Larsson på enheten Digitala verktyg och logistik, inom avdelningen Göteborgs bibliotek och kulturhus på kulturförvaltningen, projektleder tillsammans införandet av bibliotekens nya logistiksystem, IMMS (intelligent material management system).

– Det nya logistiksystemet är en sorterings- och fördelningshjälp som håller koll på bibliotekens media, var den är och vart den ska. Det är ett komplement till det nuvarande systemet Sierra och möjliggör ytterligare kontroll samt mindre manuell hantering, säger Ulrika Hvidén, verksamhetsutvecklare.

Flytande bestånd av media

Biblioteken i Göteborg har flytande bestånd, vilket betyder att fysisk media, exempelvis böcker, inte hör hemma på ett särskilt bibliotek utan stannar kvar och ställs upp på hyllan i det bibliotek där de lämnas efter ett utlån.

–  Då kan det bli för mycket eller för lite på vissa bibliotek, och det hanteras manuellt. Vi skickar ut överskotts- och underskottsmejl när det är för mycket eller fattas. Man får hoppas på att ett annat bibliotek skickar media om man behöver eller att ett annat bibliotek vill ha media om man har för mycket, berättar Fredrik.

I dag hanteras också varje exemplar flera gånger av personal.

–  Här på Stadsbiblioteket tror jag att vi sätter upp ungefär 600 reservationer om dagen. En hantering av 30 böcker tar cirka en halvtimme eftersom man gör en rad moment när en bok återlämnas och ska upp på reservationshyllan igen, berättar Ulrika.

Mer balans i utbudet

Förhoppningen är att biblioteken med hjälp av IMMS ska kunna tackla problem med balansen av media mellan biblioteken och minska den manuella hanteringen. Systemet utgår ifrån att biblioteken själva bestämmer vilken typ av böcker och vilka mängder de vill ha på sina hyllor.

Om exempelvis Lundby bibliotek anger att de alltid vill ha två hyllplan med deckare på svenska kommer systemet se till att skicka mer av just deckare på svenska om det börjar sina. Ett överskott kommer det aldrig att bli, IMMS skickar inte mer än önskad mängd till respektive bibliotek.

Fredrik betonar att systemet själv inte hittar på något, trots sitt namn är det inte intelligent på det viset:

–  Det jobbar utifrån parametrar som vi i personalen har satt. Och den viktigaste är hur mycket av allting man ska ha på sitt bibliotek. En annan parameter kan vara att inte ha mer än ett antal exemplar av varje titel. Vi vill aldrig ha fem exemplar av samma bok på hyllan, utan anger max ett eller två exemplar av varje titel. Böcker som inte får plats ute på biblioteken skickas till mediahotellet på Stadsbiblioteket, helt enkelt ett lager för böcker som inte har en plats just nu.

Snabbare hantering av media

Mediahotellet erbjuder inte room service eller havsutsikt, det består av kompakthyllor i Stadsbibliotekets magasin. Det låter kanske inte så mysigt, men tanken är inte heller att böckerna kommer dit för en längre vistelse. De förpassas inte till ett mörkt kyffe för oönskade böcker, trots att tankarna kan vandra dit. Bibliotekens användare har ju inte möjlighet att gå ner till källaren och hitta en bok att ta med hem. Däremot finns även de incheckade böckerna kvar i katalogen, redo för utlån.

–  I dag på Stadsbiblioteket plockar vi reservationer ”på planen”, som vi säger, bland våra hyllor. Det är ett stort hus med fyra våningar med media på olika ställen, vi lägger mycket tid på att leta efter media. Men med hjälp av IMMS kan vi se att exemplar av reserverade böcker finns på mediahotellet, då kan vi i första hand plocka därifrån. Det går snabbare eftersom det är en mindre yta, säger Ulrika.

Vad gäller snabbare och mindre manuell hantering underlättar det nya systemet också genom att media buntas ihop i stället för enskilda exemplar.

–  När böcker i dag skickas till andra bibliotek hamnar de i en stor vagn med reserverad och ny media blandat. Personalen måste återlämna varje exemplar för sig när vagnarna anländer till biblioteket. Efter att vi har slagit på IMMS kommer de att få det som är reserverat i en låda, allt annat i en annan låda. Genom ett chip på lådorna kan samtliga böcker läsas av på en gång med hjälp av en mobiltelefon. Varje exemplar måste förstås hanteras när de sätts upp i hyllan, men det behöver inte göras fler gånger. Vi uppskattar att vi minskar antalet hanteringar av en bok med tre-fyra gånger.

Sparar tolv kilometer papper

Användare av bibliotekens tjänster kommer bara märka några få skillnader när IMMS slås på efter årsskiftet. Reserverade böcker ställs upp på hyllorna på ett annorlunda sätt och det finns inte längre en papperslapp inuti. Bibliotekarierna har inte heller utskrivna plocklistor.

Den minskade mängden papper har projektledarna räknat på. De uppskattar att ungefär tolv kilometer papper sparas under ett år till följd av att de reserverade böckerna inte har lappar i sig, och 100 000 pappersark om året sparade till följd av digitala plocklistor.

Förberedelserna är i full gång

Enligt planen ska det nya systemet slås på i slutet av januari 2024. Men förberedelserna på biblioteken är redan i full gång. Vad som gör IMMS speciellt, bland annat, är att antalet böcker och annan media inte räknas, utan att längden mäts. Under våren och sommaren har bibliotekarier på alla bibliotek i staden mätt och rapporterat in antal hyllmeter samt diskuterat vad och hur mycket de vill ha på sina hyllor.

Lundby bibliotek vill till exempel alltid ha två hyllplan med deckare på svenska inne. De måste därför mäta sina hyllplan. Om de är 90 centimeter långa i aktuell hylla och ska vara helt fyllda kommer IMMS se till att det alltid finns 180 centimeter deckare på svenska i hyllan. Systemet kommer alltså att ha koll både på antalet hyllmeter totalt i hela Göteborg, samt bredden på böckerna utifrån sidantal.

–  Vi har 780 000 trycka böcker i Göteborgs Stad, säger Fredrik. IMMS använder ett standardmått, i snitt två centimeter bred, om det inte finns sidantal för titeln. Utifrån det finns ungefär 15 600 hyllmeter böcker totalt.

Bara bibliotekens böcker hade alltså gått att ställa på rad hela vägen från Kortedala bibliotek till Kärra bibliotek, över Angeredsbron, och det med råge.

Testade systemet under våren

Projektet IMMS har kommit ungefär halvvägs. Innan sommaren testade Ulrika och Fredrik systemet på Stadsbiblioteket 300m2. Precis som alltid när man testar nya saker så går det fel, och man lär sig något nytt. Testkörningen var inget undantag.

–  På biblioteket hade de reseguider på två, tre hyllplan fyllda till omkring 85 procent. Och när vi lade in det sade systemet att det var 150 centimeter för många böcker, jättemycket för många. Och vi tänkte, hur blev det så här? Vi insåg till slut att sidorna i en reseguide ofta är väldigt tunna. Med det måttet vi angett som standardmått räknade systemet med mycket tjockare sidor, och därmed blev boken i systemet tjockare än i verkligheten, förklarar Ulrika.

–  Detsamma, fast tvärtom, gällde pekböcker med jättetjocka sidor i kartong, tillägger Fredrik.

–  Så det fick vi ändra och lägga till en inställning som sade att i en sådan här typ av bok är sidorna så här tjocka.

Att leda projektet tycker de båda är väldigt kul, men Fredrik erkänner att man måste vara lite nördig.

–  Vi som jobbar med bibliotekssystemet tycker att sådant här är väldigt roligt. Att hålla på med system, och speciellt införa ett nytt. Det är inte så ofta man får chansen till det. Det känns också kul att jobba med något som vi ser att vi kommer att ha väldigt stor nytta av, på alla bibliotek. Det kommer att märkas skillnad.