Revisionsfirma föreslår skärpta rutiner för inköp

– Vi ser allvarligt på den kritik som framförs i rapporten och fokuserar nu på hur vi bäst kan genomföra förbättringar, säger förvaltningens administrativa chef Gösta Malmryd.

Genom stickprovskontroller på fakturor, dokumentstudier och intervjuer med tjänstemän har Ernst & Young granskat idrotts- och föreningsförvaltningens inköps- och upphandlingsrutiner utifrån bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling.

Revisorerna fann bland annat att vissa beslut har delegerats till två beslutsnivåer, något som inte är tillåtet enligt kommunallagen. Vissa beslut återrapporteras heller inte till nämnden eller direktören.

Bör skriva på medarbetarbekräftelse

”Det är inte lämpligt” skriver Ernst & Young i rapporten.

Man rekommenderar att förvaltningen utbildar personalen om ramavtal, policys och regelverk så att alla tjänstemän med rätt att göra avrop vet vilka regler som gäller. Detta bör också bekräftas skriftligt genom en så kallad medarbetarbekräftelse som ska skrivas under av de tjänstemän som får delegation att göra inköp och avrop.

I rapporten föreslår Ernst & Young även högre krav på dokumentation och rapportering av genomförda upphandlingar och avrop.

Fotnot:
Förra året köpte idrotts- och föreningsförvaltningen förbrukningsmaterial och reparationer för 9,2 miljoner kronor. Förvaltningen gjorde också investeringar för 36,1 miljoner kronor.